Zásady ochrany osobních údajů

Kdo je odpovědný

Správcem je eTrans24 Sp. z o.o., ul. Gen. Władysława Sikorskiego 166/lok. 0.03, 18-400 Łomża, Polsko, zapsaná v Národním soudním rejstříku pod číslem KRS 0001125679, NIP 7162845197, REGON 529589339.

S dotazy k těmto zásadám nebo ke svým údajům pište na hello@etms24.com.

Dvě různé role

Jsme správcem údajů o lidech, kteří se do eTMS24 registrují a spravují jej: jména, pracovní e-mailové adresy, organizace, ke které patří, a způsob, jakým službu používají.

Jsme zpracovatelem provozních dat, která naši zákazníci vkládají do systému: jejich kontrahenti, kontakty, řidiči, vozidla, zásilky, objednávky a faktury. Tato data patří zákazníkovi, který rozhoduje o účelu jejich uchovávání. Zpracováváme je pouze proto, abychom pro něj provozovali službu, a to podle jeho pokynů.

Tam, kde vystupujeme jako zpracovatel, stanoví podmínky smlouva o zpracování osobních údajů na adrese /cs/legal/dpa — včetně úplného seznamu dalších zpracovatelů a použitých bezpečnostních opatření.

Co shromažďujeme a proč

• Údaje o účtu: jméno, e-mailová adresa, role a organizace. Potřebné k tomu, abychom vám mohli založit účet a zabezpečit jej. Právní základ: plnění smlouvy.
• Provozní data: vše, co při práci zadáváte do systému. Uchováváme je proto, aby služba mohla plnit svůj účel. Právní základ: plnění smlouvy, a tam, kde jednáme jako zpracovatel, právní základ našeho zákazníka.
• Žádosti o ukázku: jméno, firma, e-mail, volitelné telefonní číslo, velikost vozového parku a zpráva, kterou nám pošlete přes kontaktní formulář, plus solený hash vaší IP adresy používaný výhradně k omezení zneužívání tohoto formuláře. Právní základ: náš oprávněný zájem na vyřizování dotazů.
• Záznamy o doručení e-mailů: zda byla zpráva odeslaná vaším jménem doručena, nedoručena nebo nahlášena jako spam. Právní základ: plnění smlouvy.
• Měření používání: souhrnná data o zobrazeních stránek a výkonu prostřednictvím Vercel Web Analytics, které nepoužívá cookies a nevytváří váš profil. Právní základ: oprávněný zájem vědět, zda stránka funguje.
• Záznam o souhlasu: datum, IP adresa a prohlížeč, z nichž jste přijali obchodní podmínky a zásady ochrany osobních údajů, spolu s verzí každého dokumentu. Uchováváme jako doklad o udělení souhlasu, který vyžaduje GDPR. Základ: splnění právní povinnosti.

Kdo pro nás zpracovává data

Používáme malý počet dalších zpracovatelů, každý na základě smlouvy o zpracování osobních údajů:

• Supabase: databáze, ověřování a úložiště souborů, hosting v Evropské unii.
• Vercel: hosting aplikace, doručování obsahu a analytika bez cookies.
• Resend: odesílání zpráv, které posíláte ze systému, a upozornění, která posíláme vám.
• Amazon Web Services (SES): záložní cesta pro odesílání pošty.
• Stripe: fakturace předplatného za samotné eTMS24 — fakturační kontakt, údaje firmy a platební metoda. Čísla karet zpracovává Stripe a k nám se nikdy nedostanou.
• Cloudflare: DNS a směrování příchozí pošty pro naše domény — metadata spojení a obsah pošty adresované nám.
• Ministerstvo financí Polské republiky (KSeF): nikoli zpracovatel, ale zákonný příjemce. Zapnete-li elektronickou fakturaci, jsou strukturovaná data vašich faktur vaším jménem odesílána do národního systému a z něj stahována.

Kde jsou data uložena

Data aplikace jsou uložena v Evropské unii. Někteří naši zpracovatelé sídlí mimo EHP; pokud to vede k předání dat, řídí se standardními smluvními doložkami Evropské komise.

Jak dlouho údaje uchováváme

• Údaje o účtu a provozní data: po dobu, kdy má organizace účet, a poté až 60 dní, aby bylo možné účet obnovit po náhodném zrušení.
• Žádosti o ukázku: až 24 měsíců od posledního kontaktu, pokud nás nepožádáte o dřívější smazání.
• Záznamy o doručení e-mailů: 12 měsíců.
• Účetní záznamy, které musíme podle polského účetního práva uchovávat: po zákonem stanovenou dobu.

Vaše práva

Podle GDPR můžete požádat o přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, a můžete vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Napište na hello@etms24.com a odpovíme do jednoho měsíce.

Pokud vás naše odpověď neuspokojí, můžete podat stížnost předsedovi Úřadu pro ochranu osobních údajů (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) ve Varšavě.

Pokud jednáme jako zpracovatel pro vašeho zaměstnavatele nebo klienta, směřujte svůj požadavek na něj; budeme mu nápomocni při jeho vyřízení.

Bezpečnost

Data jsou šifrována při přenosu i v klidovém stavu. Přístup mezi jednotlivými zákazníky je oddělen na úrovni databáze pomocí zabezpečení na úrovni řádků, takže dotazy jedné organizace se nemohou dostat k řádkům jiné organizace. Přístup v rámci vaší vlastní organizace se řídí rolí, která vám byla přidělena.

Žádný systém není neomylný. Pokud narušení bezpečnosti ovlivní vaše údaje a pravděpodobně ohrozí vaše práva, informujeme vás i dozorový úřad ve lhůtách stanovených GDPR.

Změny

Pokud se tyto zásady podstatně změní, informujeme administrátory účtů e-mailem ještě před tím, než změna vstoupí v platnost. Datum nahoře vždy odpovídá aktuální verzi.