Zásady ochrany osobných údajov

Kto je zodpovedný

Prevádzkovateľom je eTrans24 Sp. z o.o., ul. Gen. Władysława Sikorskiego 166/lok. 0.03, 18-400 Łomża, Poľsko, zapísaná v Národnom súdnom registri pod číslom KRS 0001125679, NIP 7162845197, REGON 529589339.

S otázkami k týmto zásadám alebo k svojim údajom píšte na hello@etms24.com.

Dve rôzne úlohy

Sme prevádzkovateľom údajov o ľuďoch, ktorí sa registrujú do eTMS24 a spravujú ho: mená, pracovné e-mailové adresy, organizácia, ku ktorej patria, a spôsob, akým službu používajú.

Pri prevádzkových údajoch, ktoré naši zákazníci zadávajú do systému — ich kontrahentoch, kontaktoch, vodičoch, vozidlách, zásielkach, objednávkach a faktúrach — sme sprostredkovateľom. Tieto údaje patria zákazníkovi, ktorý rozhoduje o tom, prečo sa uchovávajú. Spracúvame ich iba na to, aby sme pre neho prevádzkovali službu, podľa jeho pokynov.

Tam, kde vystupujeme ako sprostredkovateľ, podmienky určuje zmluva o spracúvaní osobných údajov na adrese /sk/legal/dpa — vrátane úplného zoznamu ďalších sprostredkovateľov a použitých bezpečnostných opatrení.

Čo zbierame a prečo

• Údaje o účte: meno, e-mailová adresa, rola a organizácia. Potrebné na to, aby sme vám mohli poskytnúť účet a udržať ho v bezpečí. Právny základ: plnenie zmluvy.
• Prevádzkové údaje: všetko, čo zadáte do systému počas práce. Uchovávané preto, aby služba mohla plniť svoju funkciu. Právny základ: plnenie zmluvy a vlastný právny základ nášho zákazníka tam, kde vystupujeme ako sprostredkovateľ.
• Žiadosti o demo: meno, firma, e-mail, nepovinné telefónne číslo, veľkosť vozového parku a správa, ktoré nám pošlete cez kontaktný formulár, spolu so soleným hashom vašej IP adresy použitým iba na obmedzenie zneužívania tohto formulára. Právny základ: náš oprávnený záujem odpovedať na dopyty.
• Záznamy o doručení e-mailov: či bola správa odoslaná vo vašom mene doručená, vrátená alebo nahlásená ako sťažnosť. Právny základ: plnenie zmluvy.
• Meranie používania: súhrnné zobrazenia stránok a výkonnostné údaje prostredníctvom Vercel Web Analytics, ktoré nenastavuje žiadne cookies a nevytvára váš profil. Právny základ: oprávnený záujem vedieť, či stránka funguje.
• Záznam o súhlase: dátum, IP adresa a prehliadač, z ktorých ste prijali obchodné podmienky a zásady ochrany osobných údajov, spolu s verziou každého dokumentu. Uchovávame ako doklad o udelení súhlasu, ktorý vyžaduje GDPR. Základ: splnenie zákonnej povinnosti.

Kto pre nás spracúva údaje

Používame malý počet sprostredkovateľov, každého na základe zmluvy o spracúvaní údajov:

• Supabase: databáza, overovanie a úložisko súborov, hosting v Európskej únii.
• Vercel: hosting aplikácie, doručovanie obsahu a analytika bez cookies.
• Resend: odosielanie správ, ktoré posielate zo systému, a upozornení, ktoré posielame vám.
• Amazon Web Services (SES): záložná cesta na odosielanie pošty.
• Stripe: fakturácia predplatného za samotné eTMS24 — fakturačný kontakt, údaje firmy a platobná metóda. Čísla kariet spracúva Stripe a k nám sa nikdy nedostanú.
• Cloudflare: DNS a smerovanie prichádzajúcej pošty pre naše domény — metadáta spojení a obsah pošty adresovanej nám.
• Ministerstvo financií Poľskej republiky (KSeF): nie sprostredkovateľ, ale zákonný príjemca. Ak zapnete elektronickú fakturáciu, štruktúrované dáta vašich faktúr sa vo vašom mene odosielajú do národného systému a z neho sťahujú.

Kde sú údaje uložené

Údaje aplikácie sú uložené v Európskej únii. Niektorí naši sprostredkovatelia sídlia mimo EHP; ak to vedie k prenosu údajov, je krytý štandardnými zmluvnými doložkami Európskej komisie.

Ako dlho ich uchovávame

• Údaje o účte a prevádzkové údaje: po celý čas, kým má organizácia účet, a potom až 60 dní, aby bolo možné účet obnoviť po náhodnom zrušení.
• Žiadosti o demo: až 24 mesiacov od posledného kontaktu, pokiaľ nás nepožiadate o skoršie vymazanie.
• Záznamy o doručení e-mailov: 12 mesiacov.
• Fakturačné záznamy, ktoré musíme uchovávať podľa poľského účtovného práva: po zákonom stanovenú dobu.

Vaše práva

Podľa GDPR môžete požiadať o prístup k svojim údajom, ich opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť, a môžete namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme. Napíšte na hello@etms24.com a odpovieme do jedného mesiaca.

Ak vás naša odpoveď neuspokojí, môžete podať sťažnosť predsedovi Úradu na ochranu osobných údajov (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) vo Varšave.

Tam, kde vystupujeme ako sprostredkovateľ pre vášho zamestnávateľa alebo klienta, adresujte svoju žiadosť jemu; pri odpovedi mu budeme nápomocní.

Bezpečnosť

Údaje sú šifrované počas prenosu aj v pokoji. Prístup medzi zákazníkmi je oddelený na úrovni databázy pomocou zabezpečenia na úrovni riadkov (row-level security), takže dotazy jednej organizácie sa nemôžu dostať k riadkom inej organizácie. Prístup v rámci vašej vlastnej organizácie určuje rola, ktorá vám bola pridelená.

Žiadny systém nie je nezlyhateľný. Ak porušenie zabezpečenia ovplyvní vaše údaje a pravdepodobne ohrozí vaše práva, informujeme vás aj dozorný orgán v lehotách stanovených GDPR.

Zmeny

Ak sa tieto zásady podstatne zmenia, informujeme administrátorov účtov e-mailom pred nadobudnutím účinnosti zmeny. Dátum navrchu vždy odzrkadľuje aktuálnu verziu.