Політика конфіденційності

Хто є відповідальним

Контролером даних є eTrans24 Sp. z o.o., ul. Gen. Władysława Sikorskiego 166/lok. 0.03, 18-400 Łomża, Польща, внесена до Національного судового реєстру під номером KRS 0001125679, NIP 7162845197, REGON 529589339.

З питаннями щодо цієї політики або ваших даних пишіть на hello@etms24.com.

Дві різні ролі

Ми є контролером даних про людей, які реєструються в eTMS24 та адмініструють систему: імена, робочі електронні адреси, організацію, до якої вони належать, і те, як вони користуються сервісом.

Ми є обробником операційних даних, які наші клієнти вносять до системи: їхні контрагенти, контакти, водії, транспортні засоби, вантажі, замовлення та рахунки-фактури. Ці дані належать клієнту, який вирішує, навіщо вони зберігаються. Ми обробляємо їх лише для того, щоб надавати їм сервіс, за їхніми ж інструкціями.

Там, де ми діємо як обробник, умови встановлює договір про обробку персональних даних за адресою /uk/legal/dpa — разом із повним переліком субобробників і застосованими заходами безпеки.

Що ми збираємо і навіщо

• Дані облікового запису: ім’я, електронна адреса, роль та організація. Потрібні, щоб надати вам обліковий запис і убезпечити його. Підстава: виконання договору.
• Операційні дані: усе, що ви вносите в систему під час роботи. Зберігається, щоб сервіс міг виконувати свою функцію. Підстава: виконання договору, а також власна підстава нашого клієнта там, де ми виступаємо обробником.
• Запити на демо: ім’я, компанія, email, необов’язковий номер телефону, розмір автопарку та повідомлення, які ви надсилаєте нам через контактну форму, а також хеш вашої IP-адреси, обчислений із сіллю, що використовується лише для обмеження зловживань цією формою. Підстава: наш законний інтерес у відповіді на запити.
• Записи про доставку email: чи було повідомлення, надіслане від вашого імені, доставлено, відхилено чи позначено як скаргу. Підстава: виконання договору.
• Вимірювання використання: сукупні перегляди сторінок та показники продуктивності через Vercel Web Analytics, який не встановлює жодних файлів cookie і не формує ваш профіль. Підстава: законний інтерес у тому, щоб знати, чи працює сайт.
• Запис про згоду: дата, IP-адреса та браузер, з яких ви прийняли умови надання послуг і політику конфіденційності, разом із версією кожного документа. Зберігається як доказ надання згоди, якого вимагає GDPR. Підстава: виконання юридичного обов'язку.

Хто обробляє дані для нас

Ми користуємося невеликою кількістю субпідрядників з обробки даних, кожен — за угодою про обробку даних:

• Supabase: база даних, автентифікація та сховище файлів, розміщені в Європейському Союзі.
• Vercel: хостинг застосунку, доставка контенту та аналітика без файлів cookie.
• Resend: надсилання листів, які ви надсилаєте із системи, і сповіщень, які надсилаємо вам ми.
• Amazon Web Services (SES): резервний шлях надсилання пошти.
• Stripe: розрахунки за передплату самого eTMS24 — платіжний контакт, дані компанії та спосіб оплати. Номери карток обробляє Stripe, і вони до нас ніколи не потрапляють.
• Cloudflare: DNS і маршрутизація вхідної пошти для наших доменів — метадані з'єднань і зміст пошти, адресованої нам.
• Міністерство фінансів Республіки Польща (KSeF): не обробник, а законний одержувач. Якщо ви вмикаєте електронне фактурування, структуровані дані ваших рахунків від вашого імені надсилаються до національної системи і завантажуються з неї.

Де зберігаються дані

Дані застосунку зберігаються в Європейському Союзі. Деякі з наших субпідрядників зареєстровані поза ЄЕЗ; де це призводить до передавання даних, воно охоплюється типовими договірними умовами Європейської комісії.

Як довго ми їх зберігаємо

• Дані облікового запису та операційні дані: доки в організації є активний обліковий запис, а потім ще до 60 днів, щоб обліковий запис можна було відновити після випадкового закриття.
• Запити на демо: до 24 місяців від останнього контакту, якщо ви не попросите видалити їх раніше.
• Записи про доставку email: 12 місяців.
• Дані про рахунки-фактури, які ми зобов’язані зберігати за польським бухгалтерським законодавством: протягом установленого законом строку.

Ваші права

Згідно з GDPR ви можете запитати доступ до своїх даних, їх виправлення, видалення, обмеження обробки, перенесення, а також заперечити проти обробки на підставі законного інтересу. Пишіть на hello@etms24.com, і ми відповімо протягом одного місяця.

Якщо наша відповідь вас не задовольнить, ви можете подати скаргу Голові Управління захисту персональних даних (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) у Варшаві.

Якщо ми виступаємо обробником даних для вашого роботодавця чи клієнта, будь ласка, направляйте свій запит їм; ми допоможемо їм відповісти на нього.

Безпека

Дані шифруються під час передавання та зберігання. Доступ між клієнтами розділено на рівні бази даних за допомогою захисту на рівні рядків (row-level security), тож запити однієї організації не можуть дістатися рядків іншої. Доступ у межах вашої власної організації регулюється роллю, яку вам призначено.

Жодна система не застрахована від збоїв. Якщо витік вплине на ваші дані і, ймовірно, поставить під загрозу ваші права, ми повідомимо про це вас і наглядовий орган у строки, встановлені GDPR.

Зміни

Якщо ця політика суттєво зміниться, ми повідомимо адміністраторів облікових записів електронною поштою до набрання зміною чинності. Дата вгорі завжди відповідає чинній версії.