Datenschutzerklärung

Wer verantwortlich ist

Verantwortlicher ist die eTrans24 Sp. z o.o., ul. Gen. Władysława Sikorskiego 166/lok. 0.03, 18-400 Łomża, Polen, eingetragen im Landesgerichtsregister unter KRS 0001125679, NIP 7162845197, REGON 529589339.

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten schreiben Sie an hello@etms24.com.

Zwei unterschiedliche Rollen

Wir sind Verantwortlicher für die Daten der Personen, die sich für eTMS24 registrieren und es verwalten: Namen, geschäftliche E-Mail-Adressen, die Organisation, zu der sie gehören, und wie sie den Dienst nutzen.

Wir sind Auftragsverarbeiter für die betrieblichen Daten, die unsere Kunden in das System eingeben: ihre Geschäftspartner, Ansprechpartner, Fahrer, Fahrzeuge, Ladungen, Aufträge und Rechnungen. Diese Daten gehören dem Kunden, der entscheidet, warum sie gespeichert werden. Wir verarbeiten sie nur, um den Dienst für ihn zu betreiben, gemäß seinen Anweisungen.

Soweit wir Auftragsverarbeiter sind, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag unter /de/legal/dpa die Einzelheiten, einschließlich der vollständigen Liste der Unterauftragsverarbeiter und der eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen.

Was wir erheben und warum

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Organisation. Erforderlich, um Ihnen ein Konto zu geben und es zu sichern. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Betriebsdaten: alles, was Sie bei der Arbeit in das System eingeben. Gespeichert, damit der Dienst seine Aufgabe erfüllen kann. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung sowie die eigene Rechtsgrundlage unseres Kunden, wo wir als Auftragsverarbeiter handeln.
• Demo-Anfragen: Name, Unternehmen, E-Mail, optionale Telefonnummer, Flottengröße und Nachricht, die Sie uns über das Kontaktformular senden, sowie ein gesalzener Hash Ihrer IP-Adresse, der nur zur Missbrauchsbegrenzung dieses Formulars dient. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, auf Anfragen zu antworten.
• Zustellprotokolle für E-Mails: ob eine in Ihrem Auftrag gesendete Nachricht zugestellt wurde, unzustellbar war oder als Beschwerde gemeldet wurde. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Nutzungsmessung: aggregierte Seitenaufrufe und Leistungsdaten über Vercel Web Analytics, das keine Cookies setzt und kein Profil von Ihnen erstellt. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse zu wissen, ob die Website funktioniert.
• Einwilligungsnachweis: Datum, IP-Adresse und Browser, von denen aus Sie die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung angenommen haben, samt der jeweiligen Fassung. Als von der DSGVO geforderter Nachweis der Einwilligung gespeichert. Grundlage: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.

Wer Daten für uns verarbeitet

Wir setzen eine kleine Anzahl von Auftragsverarbeitern ein, jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags:

• Supabase: Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher, gehostet in der Europäischen Union.
• Vercel: Anwendungshosting, Auslieferung von Inhalten und Analytik ohne Cookies.
• Resend: Versand der E-Mails, die Sie aus dem System senden, und der Benachrichtigungen, die wir Ihnen schicken.
• Amazon Web Services (SES): Ersatzweg für den E-Mail-Versand.
• Stripe: Abrechnung des eTMS24-Abonnements selbst — Rechnungskontakt, Firmendaten und Zahlungsmittel. Kartennummern verarbeitet Stripe; sie erreichen uns nie.
• Cloudflare: DNS und Weiterleitung eingehender E-Mails für unsere eigenen Domains — Verbindungsmetadaten und der Inhalt der an uns gerichteten Post.
• Finanzministerium der Republik Polen (KSeF): kein Auftragsverarbeiter, sondern gesetzlicher Empfänger. Schalten Sie die E-Rechnung ein, werden Ihre strukturierten Rechnungsdaten in Ihrem Namen an das nationale System übermittelt und von dort abgerufen.

Wo Daten gespeichert werden

Anwendungsdaten werden in der Europäischen Union gespeichert. Einige unserer Auftragsverarbeiter sind außerhalb des EWR niedergelassen; soweit dies zu einer Übermittlung führt, ist sie durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgedeckt.

Wie lange wir sie aufbewahren

• Konto- und Betriebsdaten: solange die Organisation ein Konto hat, danach bis zu 60 Tage, damit ein Konto nach einer versehentlichen Schließung wiederhergestellt werden kann.
• Demo-Anfragen: bis zu 24 Monate ab dem letzten Kontakt, sofern Sie uns nicht bitten, sie früher zu löschen.
• Zustellprotokolle für E-Mails: 12 Monate.
• Rechnungsunterlagen, die wir nach polnischem Buchhaltungsrecht aufbewahren müssen: für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO können Sie Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen und der auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen. Schreiben Sie an hello@etms24.com, wir antworten innerhalb eines Monats.

Sollte unsere Antwort Sie nicht zufriedenstellen, können Sie sich beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) in Warschau beschweren.

Wo wir als Auftragsverarbeiter für Ihren Arbeitgeber oder Auftraggeber handeln, richten Sie Ihre Anfrage bitte an diesen; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Sicherheit

Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Der Zugriff zwischen Kunden wird auf Datenbankebene durch Row-Level-Security getrennt, sodass die Abfragen einer Organisation nicht auf die Zeilen einer anderen Organisation zugreifen können. Der Zugriff innerhalb Ihrer eigenen Organisation richtet sich nach der Ihnen zugewiesenen Rolle.

Kein System ist gegen Ausfälle gefeit. Betrifft eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Ihre Daten und besteht dadurch voraussichtlich ein Risiko für Ihre Rechte, informieren wir Sie und die Aufsichtsbehörde innerhalb der von der DSGVO vorgegebenen Fristen.

Änderungen

Ändert sich diese Erklärung wesentlich, informieren wir die Kontoadministratoren per E-Mail, bevor die Änderung wirksam wird. Das Datum oben zeigt stets die aktuelle Fassung.