Politique de confidentialité

Qui est responsable

Le responsable du traitement est eTrans24 Sp. z o.o., ul. Gen. Władysława Sikorskiego 166/lok. 0.03, 18-400 Łomża, Pologne, immatriculée au registre national judiciaire polonais (KRS) sous le numéro 0001125679, NIP 7162845197, REGON 529589339.

Pour toute question sur cette politique ou sur vos données, écrivez à hello@etms24.com.

Deux rôles différents

Nous sommes responsables du traitement des données concernant les personnes qui s’inscrivent à eTMS24 et l’administrent : noms, adresses e-mail professionnelles, l’organisation à laquelle elles appartiennent, et la manière dont elles utilisent le service.

Nous sommes sous-traitants pour les données opérationnelles que nos clients saisissent dans le système : leurs partenaires, contacts, chauffeurs, véhicules, chargements, ordres et factures. Ces données appartiennent au client, qui décide pourquoi elles sont conservées. Nous ne les traitons que pour faire fonctionner le service pour eux, selon leurs instructions.

Lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant, l’accord de traitement des données à l’adresse /fr/legal/dpa en fixe les modalités, y compris la liste complète des sous-traitants ultérieurs et les mesures de sécurité appliquées.

Ce que nous collectons et pourquoi

• Données de compte : nom, adresse e-mail, rôle et organisation. Nécessaires pour vous donner un compte et le sécuriser. Base légale : exécution d’un contrat.
• Données opérationnelles : tout ce que vous saisissez dans le système pendant votre travail. Conservées pour que le service puisse remplir sa fonction. Base légale : exécution d’un contrat, et la base légale propre de notre client lorsque nous agissons en tant que sous-traitant.
• Demandes de démo : le nom, l’entreprise, l’e-mail, le numéro de téléphone facultatif, la taille de flotte et le message que vous nous envoyez via le formulaire de contact, ainsi qu’un hachage salé de votre adresse IP utilisé uniquement pour limiter les abus de ce formulaire. Base légale : notre intérêt légitime à répondre aux demandes.
• Registres de remise des e-mails : si un message envoyé pour votre compte a été remis, a rebondi ou a fait l’objet d’une plainte. Base légale : exécution d’un contrat.
• Mesure d’audience : pages vues agrégées et données de performance via Vercel Web Analytics, qui ne dépose aucun cookie et ne constitue aucun profil vous concernant. Base légale : intérêt légitime à savoir si le site fonctionne.
• Preuve du consentement : la date, l’adresse IP et le navigateur depuis lesquels vous avez accepté les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité, ainsi que la version de chacune. Conservée comme preuve du consentement, ainsi que le RGPD l’exige. Base : respect d’une obligation légale.

Qui traite des données pour nous

Nous utilisons un petit nombre de sous-traitants, chacun sous accord de traitement de données :

• Supabase : base de données, authentification et stockage de fichiers, hébergés dans l’Union européenne.
• Vercel : hébergement de l’application, diffusion de contenu et analytique sans cookies.
• Resend : envoi des e-mails que vous adressez depuis le système et des notifications que nous vous adressons.
• Amazon Web Services (SES) : voie de secours pour l’envoi des e-mails.
• Stripe : facturation de l’abonnement eTMS24 lui-même — contact de facturation, informations de société et moyen de paiement. Les numéros de carte sont traités par Stripe et ne nous parviennent jamais.
• Cloudflare : DNS et routage du courrier entrant pour nos propres domaines — métadonnées de connexion et contenu du courrier qui nous est adressé.
• Ministère des Finances de la République de Pologne (KSeF) : non pas un sous-traitant mais un destinataire légal. Si vous activez la facturation électronique, les données structurées de vos factures sont transmises au système national et téléchargées depuis celui-ci en votre nom.

Où les données sont conservées

Les données applicatives sont stockées dans l’Union européenne. Certains de nos sous-traitants sont établis hors de l’EEE ; lorsque cela entraîne un transfert, il est couvert par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Combien de temps nous les conservons

• Données de compte et opérationnelles : aussi longtemps que l’organisation a un compte, puis jusqu’à 60 jours pour permettre la restauration d’un compte après une fermeture accidentelle.
• Demandes de démo : jusqu’à 24 mois à compter du dernier contact, sauf si vous nous demandez de les supprimer plus tôt.
• Registres de remise des e-mails : 12 mois.
• Documents de facturation que nous devons conserver en vertu du droit comptable polonais : pendant la durée légale requise.

Vos droits

En vertu du RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, la portabilité, et vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Écrivez à hello@etms24.com et nous vous répondrons sous un mois.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une réclamation auprès du président de l’Office de protection des données personnelles (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) à Varsovie.

Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant pour votre employeur ou votre client, veuillez leur adresser votre demande ; nous les aiderons à y répondre.

Sécurité

Les données sont chiffrées en transit et au repos. L’accès entre clients est séparé au niveau de la base de données par une sécurité au niveau des lignes, de sorte que les requêtes d’une organisation ne peuvent pas atteindre les lignes d’une autre organisation. L’accès au sein de votre propre organisation est régi par le rôle qui vous a été attribué.

Aucun système n’est à l’abri d’une défaillance. Si une violation affecte vos données et risque de porter atteinte à vos droits, nous vous en informerons, ainsi que l’autorité de contrôle, dans les délais fixés par le RGPD.

Modifications

Si cette politique change de manière substantielle, nous en informerons les administrateurs de compte par e-mail avant que le changement ne prenne effet. La date en haut de page reflète toujours la version actuelle.